Hiện nay, vẫn không ít các doanh nghiệp đang ưu tiên vận chuyển hàng đi Quốc tế theo đường tiểu ngạch vì thủ tục đơn giản, chi phí ban đầu thấp và thời gian xử lý nhanh. Tuy nhiên, sự “thuận tiện” này chủ yếu mang tính ngắn hạn và thường đi kèm với mức độ rủi ro cao.

Vận chuyển tiểu ngạch tiềm ẩn nhiều hệ lụy nghiêm trọng như ách tắc tại cửa khẩu, thất lạc hoặc hư hỏng hàng hóa, thiếu hợp đồng và chứng từ pháp lý để khiếu nại khi phát sinh tranh chấp. Chính vì vậy, trong bối cảnh giao thương quốc tế mở rộng và yêu cầu pháp lý chặt chẽ như hiện nay, vận chuyển quốc tế chính ngạch đang trở thành lựa chọn tất yếu để doanh nghiệp phát triển bền vững.

Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về vận chuyển quốc tế chính ngạch từ tổng quan đến những lưu ý cốt lõi. Từ đó, các doanh nghiệp có thể hoạch định chiến lược logistics hiệu quả, bền vững và giảm thiểu tối đa các rủi ro phát sinh khi vận chuyển hàng chính ngạch đi Quốc tế.

Những điều cần biết về Vận chuyển Quốc tế Chính ngạch

Vận chuyển quốc tế chính ngạch là hình thức gửi và vận chuyển hàng hóa qua biên giới quốc gia một cách hợp pháp, trong đó toàn bộ lô hàng được khai báo hải quan đầy đủ, có chứng từ hợp lệ và tuân thủ các quy định pháp luật của cả nước gửi hàng và nước nhận hàng.

Hàng hóa vận chuyển theo hình thức chính ngạch được thực hiện thông qua các cửa khẩu quốc tế, cảng biển hoặc sân bay quốc tế, chịu sự kiểm soát của cơ quan hải quan, an ninh và các cơ quan quản lý chuyên ngành liên quan. Trong suốt quá trình vận chuyển, các nghĩa vụ về thuế, phí, kiểm tra chuyên ngành và tiêu chuẩn kỹ thuật đều được thực hiện minh bạch theo quy định hiện hành.

Với đặc điểm pháp lý rõ ràng, quy trình chuẩn hóa và khả năng kiểm soát rủi ro cao, vận chuyển quốc tế hàng chính ngạch thường được áp dụng cho các lô hàng có giá trị lớn, hàng gửi thường xuyên hoặc các mặt hàng yêu cầu hồ sơ nguồn gốc minh bạch, đảm bảo hàng hóa  được lưu thông hợp pháp và ổn định tại thị trường quốc tế.

Sự khác biệt cơ bản so với tiểu ngạch

Doanh nghiệp cần phân biệt rõ để tránh nhầm lẫn trong chiến lược vận chuyển:

• Về pháp lý: Gửi hàng chính ngạch luôn có hóa đơn đỏ (VAT), chứng từ nguồn gốc rõ ràng. Tiểu ngạch thường hạn chế về giấy tờ chứng minh.
• Về vận chuyển: Hàng chính ngạch đi qua các cửa khẩu quốc tế, cảng biển hoặc sân bay lớn, được kiểm soát nghiêm ngặt.
• Về quy mô: Chính ngạch không giới hạn giá trị và số lượng đơn hàng gửi đi, trong khi tiểu ngạch thường bị giới hạn định mức.

Lợi ích khi lựa chọn gửi hàng Quốc tế chính ngạch

Lựa chọn vận chuyển chính ngạch mang lại nhiều lợi ích thiết thực và giá trị dài hạn:

• Minh bạch hồ sơ: Dễ dàng chứng minh nguồn gốc xuất xứ với cơ quan quản lý thị trường nhờ đầy đủ tờ khai và hóa đơn.
• Tối ưu tài chính: Hóa đơn đầu vào đầy đủ giúp doanh nghiệp khấu trừ thuế và hạch toán chi phí hợp lệ.
• An toàn hàng hóa: Hàng hóa được vận chuyển theo quy chuẩn quốc tế, có bảo hiểm, giảm thiểu rủi ro hư hỏng hay mất mát.

Các nhóm hàng thường vận chuyển quốc tế chính ngạch

Hiện nay, hầu hết các loại hàng hóa (trừ hàng cấm) đều có thể vận chuyển theo hình thức này. Tuy nhiên, để tối ưu hiệu quả, doanh nghiệp thường ưu tiên 3 nhóm chủ lực sau:

Hàng điện tử và linh kiện công nghệ cao

Đây là nhóm hàng có giá trị lớn, đòi hỏi quy trình vận chuyển an toàn tuyệt đối. Bao gồm: Điện thoại, máy tính, bo mạch, chip điện tử và các thiết bị gia dụng từ thương hiệu lớn. Việc đi chính ngạch giúp đảm bảo bảo hiểm hàng hóa ở mức cao nhất.

Hàng thời trang, mỹ phẩm và thực phẩm chức năng

Các mặt hàng như quần áo thương hiệu, mỹ phẩm, thực phẩm chức năng cần chứng minh nguồn gốc rõ ràng để tạo niềm tin cho người tiêu dùng. Vận chuyển chính ngạch cung cấp đầy đủ giấy tờ công bố chất lượng và xuất xứ sản phẩm.

Máy móc, thiết bị và nguyên vật liệu sản xuất

Nhóm hàng này thường có kích thước lớn (quá khổ, quá tải) hoặc số lượng nhiều phục vụ cho các nhà máy, dự án. Vận chuyển chính ngạch là lựa chọn duy nhất để đảm bảo thông quan hợp pháp và an toàn kỹ thuật cho các thiết bị này.

Ưu và nhược điểm của gửi hàng chính ngạch quốc tế

Những ưu điểm nổi bật khi vận chuyển hàng quốc tế chính ngạch

1. Tính pháp lý minh bạch: Hàng hóa được pháp luật bảo hộ hoàn toàn, dễ dàng giải quyết các tranh chấp thương mại hoặc vấn đề bảo hiểm nếu có sự cố.
2. Không giới hạn quy mô: Phù hợp cho mọi loại hình từ hàng mẫu nhỏ lẻ đến các container hàng hóa lớn, đáp ứng tốt nhu cầu B2B.
3. Vận hành ổn định: Ít chịu ảnh hưởng bởi tình trạng “tắc biên” thường thấy ở các lối mở tiểu ngạch, đảm bảo chuỗi cung ứng không bị đứt gãy.

Hạn chế cần lưu ý khi gửi hàng quốc tế chính ngạch

1. Thủ tục chứng từ khắt khe: Đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối trong việc khai báo hải quan, mã HS Code và các giấy phép chuyên ngành.
2. Chi phí và thời gian: Tổng chi phí (bao gồm thuế) thường cao hơn và thời gian có thể lâu hơn nếu hồ sơ rơi vào luồng kiểm sâu.

Quy trình 7 bước vận chuyển hàng chính ngạch tiêu chuẩn

Mỗi đơn vị logistics có thể có những điều chỉnh nhỏ trong quy trình nội bộ. Tuy nhiên, một quy trình Vận chuyển Quốc tế chính ngạch thường có 7 bước cơ bản sau:

Bước 1: Tiếp nhận và tư vấn: Đơn vị vận chuyển tiếp nhận thông tin, tư vấn về tính khả thi của lô hàng, các quy định tại nước đến và dự toán chi phí.

Bước 2: Kiểm tra hàng và chuẩn bị hồ sơ: Kiểm tra thực tế hàng hóa, đối chiếu quy cách đóng gói. Hướng dẫn doanh nghiệp chuẩn bị bộ chứng từ bắt buộc (Invoice, Packing List, C/O…).

Bước 3: Khai báo hải quan cho hàng gửi đi quốc tế: Tiến hành mở tờ khai hải quan điện tử, truyền dữ liệu và xử lý phân luồng (xanh – vàng – đỏ) để hoàn tất thủ tục thông quan hàng đi.

Bước 4: Kết nối vận chuyển quốc tế: Hàng hóa được đưa lên phương tiện vận tải (máy bay, tàu biển) để chuyển đến nước nhận. Quá trình này được theo dõi sát sao qua hệ thống tracking.

Bước 5: Làm thủ tục hải quan tại quốc gia nhận hàng: Đối tác tại nước sở tại thực hiện khai báo nhập khẩu, nộp thuế và hoàn tất các thủ tục kiểm tra an ninh, kiểm dịch.

Bước 6: Phân loại và giao hàng nội địa: Sau khi thông quan, hàng được đưa về kho trung tâm, phân loại, chia tuyến để chuẩn bị giao.

Bước 7: Giao hàng và xác nhận hoàn tất: Hàng hóa được giao đến tận tay người nhận hoặc kho của đối tác. Quy trình kết thúc khi có xác nhận giao hàng thành công.

Chi phí và thời gian vận chuyển dự kiến

Hiện nay, chi phí vận chuyển hàng hóa theo phương thức chính ngạch được tính toán rõ ràng theo từng mức trọng lượng và thể tích hàng hóa. 

Với hàng nặng, cước vận chuyển quốc tế có thể dao động từ khoảng 500.000 đồng cho đơn dưới 50kg, với hàng trên 2000kg thì trong khoảng từ 5.000 – 7.000 đồng/kg. Đối với hàng cồng kềnh tính theo thể tích, chi phí có thể từ 1.000.000 – 2.000.000 đồng/m³ tùy theo khối lượng và điểm đến. 

-> Các mức giá này chỉ mang tính tham khảo và có thể thay đổi theo thời điểm, hoặc theo chính sách của đơn vị vận chuyển. 

Để hiểu vì sao cùng một tuyến vận chuyển nhưng chi phí giữa các lô hàng có thể chênh lệch đáng kể, doanh nghiệp cần xem xét kỹ các yếu tố cấu thành nên đơn giá vận chuyển chính ngạch trong từng trường hợp cụ thể.

Các yếu tố cấu thành chi phí

• Đặc tính hàng hóa: Hàng nguy hiểm, hàng lạnh hay hàng cồng kềnh sẽ có mức cước phí cao hơn hàng thông thường.
• Trọng lượng tính cước: Dựa trên sự so sánh giữa trọng lượng thực tế và trọng lượng quy đổi từ thể tích (Chargeable Weight).
• Thuế và phí: Bao gồm thuế nhập khẩu, VAT, lệ phí hải quan và các phụ phí xăng dầu, phụ phí vùng sâu vùng xa.
• Tuyến đường vận chuyển: Khoảng cách địa lý và phương thức vận tải (đường biển, đường hàng không, đường bộ) quyết định lớn đến giá thành.

Thời gian toàn trình

• Đường hàng không: Nhanh chóng, thường mất từ 3-7 ngày tùy tuyến, phù hợp hàng giá trị cao, cần gấp.
• Đường biển: Tiết kiệm chi phí, thời gian từ 15-45 ngày, phù hợp hàng số lượng lớn.
• Đường bộ: Áp dụng cho các tuyến biên giới lân cận (Trung Quốc, Lào, Campuchia), thời gian trung bình từ 3-7 ngày.

Những rủi ro vận chuyển thường gặp và cách phòng tránh

Dù an toàn hơn tiểu ngạch, vận chuyển chính ngạch vẫn tiềm ẩn rủi ro nếu không được kiểm soát tốt.

Các rủi ro thường gặp

• Rủi ro về thủ tục: Sai sót phổ biến nhất nằm ở việc áp sai mã HS Code dẫn đến bị truy thu thuế hoặc phạt hành chính. Ngoài ra, sự không đồng nhất thông tin giữa các chứng từ (Invoice, Packing List) cũng khiến lô hàng bị ách tắc tại cửa khẩu.

• Rủi ro khi đóng gói – vận chuyển: Hàng hóa có thể bị móp méo, hư hỏng do đóng gói không đúng quy cách hoặc chịu tác động ngoại lực trong quá trình xếp dỡ. Thất lạc hàng hóa cũng là một rủi ro tiềm ẩn, đặc biệt với các kiện hàng nhỏ lẻ.

Giải pháp hạn chế rủi ro

Để đảm bảo an toàn cho lô hàng, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Kiểm tra chứng từ đầy đủ: Rà soát kỹ lưỡng mọi thông tin trước khi khai báo, đảm bảo sự trùng khớp tuyệt đối.
• Chuẩn hóa đóng gói: Tuân thủ các tiêu chuẩn đóng gói quốc tế (như đóng kiện gỗ, pallet, chèn lót xốp) để bảo vệ hàng hóa.
• Chọn đơn vị uy tín: Hợp tác với các đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển nhanh và chuyên nghiệp, có kinh nghiệm xử lý các tình huống phát sinh.

Những lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp

Để quá trình gửi hàng diễn ra suôn sẻ, các đơn vị chủ hàng cần đặc biệt lưu tâm những điểm sau:

Giấy phép chuyên ngành:

Một số mặt hàng đặc thù (y tế, hóa chất) bắt buộc phải có giấy phép xuất/nhập khẩu. Cần xin giấy phép này trước khi hàng vận chuyển để tránh ách tắc.

Quy định về hàng hóa:

Tuyệt đối không gửi hàng cấm, hàng vi phạm sở hữu trí tuệ hoặc hàng đã qua sử dụng (trừ máy móc được cấp phép). Việc này giúp tránh các rắc rối pháp lý nghiêm trọng.

Kiểm soát chất lượng và đóng gói:

Hàng hóa cần được kiểm tra kỹ phẩm chất trước khi gửi. Quy cách đóng gói phải đảm bảo chịu được tác động ngoại lực trong quá trình vận chuyển đường dài.

Vận chuyển quốc tế chính ngạch là bước đi chiến lược mang lại sự an toàn, minh bạch và tính bền vững cho hoạt động giao thương của doanh nghiệp. Dù quy trình đòi hỏi sự chặt chẽ về thủ tục, nhưng những giá trị về uy tín thương hiệu và pháp lý mà nó mang lại là hoàn toàn xứng đáng.

Để tối ưu hóa quy trình này, doanh nghiệp nên tìm kiếm sự đồng hành từ các đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp. Với mạng lưới rộng khắp và năng lực vận hành mạnh mẽ, Vietnam Post Logistics là đối tác uy tín, giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán vận chuyển quốc tế chính ngạch một cách Nhanh chóng – An toàn – Hiệu quả.

LIÊN HỆ CHÚNG TÔI