Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt của thương mại điện tử, việc tối ưu chi phí vận hành – đặc biệt là chi phí fulfillment (xử lý đơn hàng), đã trở thành yếu tố sống còn của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu cắt giảm thiếu kiểm soát, chất lượng dịch vụ dễ bị ảnh hưởng, gây mất lòng tin từ khách hàng. 

Vậy làm thế nào để giảm chi phí Fulfillment nhưng vẫn duy trì được tốc độ giao hàng, độ chính xác và trải nghiệm khách hàng tốt? Dưới đây là 5 chiến lược thực tiễn mà doanh nghiệp có thể áp dụng.

Tối ưu vị trí kho Fulfillment 

Vị trí kho hàng luôn có vai trò quan trọng trong việc tối ưu Fulfillment, bởi lẽ nó quyết định trực tiếp đến thời gian vận chuyển và chi phí giao hàng. Vì thế, các doanh nghiệp cần phải: 

• Phân tích dữ liệu đơn hàng để xác định khu vực có mật độ khách hàng cao nhất.
• Đặt kho gần vùng tiêu thụ chính, giảm khoảng cách vận chuyển và thời gian giao hàng.
• Xem xét thuê kho từ các đối tác fulfillment có hệ thống kho trải dài, đặc biệt trong các thành phố lớn như Hà Nội, TP.HCM hoặc các khu vực trung chuyển như Bình Dương, Bắc Ninh, Vĩnh Phúc, Hà Nam.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể áp dụng mô hình multi-node fulfillment – chia nhỏ hàng vào nhiều kho để xử lý đơn theo vùng địa lý, giảm chi phí vận chuyển đường dài và rút ngắn thời gian giao hàng.

Tự động hóa các quy trình Fulfillment 

Ứng dụng công nghệ vào quy trình nhập – lưu – soạn – đóng gói – xuất hàng giúp giảm chi phí nhân công và hạn chế sai sót. 

Một số giải pháp có thể triển khai:

• Phần mềm quản lý kho (WMS) tự động cập nhật tồn kho, điều phối đơn hàng.
• Máy in mã vạch, máy đóng gói tự động giúp tăng tốc độ xử lý đơn hàng.
• Tích hợp sàn TMĐT với hệ thống fulfillment để đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực.

Ví dụ thực tế: Một thương hiệu mỹ phẩm nội địa khi triển khai phần mềm WMS tích hợp với sàn Shopee, Tiki đã giảm được 32% thời gian xử lý đơn, đồng thời giảm tỷ lệ sai sót đơn hàng từ 2.5% xuống còn 0.7% chỉ sau 3 tháng.

Doanh nghiệp cũng có thể áp dụng robot tự động vận chuyển trong kho (AGV – Automated Guided Vehicles) cho những kho có quy mô lớn nhằm tối ưu năng suất và giảm phụ thuộc nhân lực thủ công.

Thiết Kế Bao Bì Tối Ưu – Giảm Chi Phí Đóng Gói và Vận Chuyển

Bao bì không chỉ là lớp bảo vệ sản phẩm, mà còn ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển và trải nghiệm khách hàng. 

Một số mẹo giảm chi phí: 

• Sử dụng bao bì vừa vặn, tránh dư thừa kích thước gây tăng cước vận chuyển theo thể tích. 
• Dụng vật liệu nhẹ, tái chế, giúp giảm trọng lượng và thân thiện với môi trường. 
• Chuẩn hóa bao bì theo từng nhóm sản phẩm, dễ quản lý, mua sỉ lẻ giá rẻ.

Ví dụ: Một sản phẩm thời trang có thể dùng túi nilon dán logo thay vì hộp giấy dày – giảm cả chi phí lẫn khối lượng vận chuyển. Đối với thực phẩm khô, việc dùng túi zip nhỏ gọn thay vì hộp carton giúp giảm đến 20% cước phí vận chuyển quốc tế.

Đừng quên cân nhắc in logo và thông tin sản phẩm trực tiếp lên bao bì vận chuyển, thay vì in thêm tờ rơi hay hướng dẫn sử dụng rời rạc – vừa tiết kiệm vừa chuyên nghiệp hơn.

Tận Dụng Mô Hình Fulfillment Linh Hoạt (Hybrid Fulfillment)

Không phải lúc nào cũng cần tự vận hành toàn bộ khâu fulfillment. Doanh nghiệp nên cân nhắc mô hình kết hợp giữa tự vận hành và thuê ngoài (3PL).

Lợi ích:

• Tối ưu chi phí theo từng giai đoạn phát triển: Khi đơn hàng tăng đột biến, thuê thêm kho/người từ đối tác fulfillment giúp không bị quá tải.
• Không cần đầu tư lớn vào hạ tầng mà vẫn mở rộng quy mô nhanh chóng.
• Dễ dàng test thị trường mới bằng cách đặt hàng tại kho của 3PL ở gần khách hàng mục tiêu.

Ví dụ: Một thương hiệu thực phẩm nhập khẩu khi mở rộng thị trường ra miền Trung đã không tự thuê kho mà tận dụng luôn hệ thống fulfillment của VNPL tại Đà Nẵng – vừa không tốn vốn đầu tư ban đầu, vừa có đội ngũ vận hành chuyên nghiệp.

Ngoài ra, các startup hoặc shop nhỏ có thể chỉ thuê 1 phần dịch vụ như lưu kho + giao hàng, còn soạn đơn vẫn tự làm, để kiểm soát chi phí linh hoạt.

Rút Gọn Chính Sách Giao Nhận – Trả Hàng Một Cách Thông Minh

Quy trình giao – đổi – trả hàng nếu không được thiết kế hợp lý sẽ phát sinh nhiều chi phí ẩn.

Đề xuất:

• Thiết lập các ngưỡng miễn phí giao hàng để khuyến khích tăng giá trị đơn hàng trung bình.
• Sàng lọc lý do đổi trả phổ biến, từ đó cải tiến chất lượng sản phẩm hoặc mô tả trên sàn TMĐT.
• Tích hợp đơn vị fulfillment có hỗ trợ kiểm tra hàng trước khi giao, tránh đổi trả không cần thiết.

Ngoài ra, hãy đảm bảo khách hàng dễ dàng tiếp cận thông tin đổi trả, đồng thời tự động hóa phê duyệt đổi trả trên hệ thống nếu điều kiện phù hợp – giảm thiểu nhân sự và thời gian xử lý thủ công.

Một số doanh nghiệp cũng ứng dụng Reverse Logistics chuyên biệt để gom hàng trả về hiệu quả, sau đó phân loại – tái sử dụng – bán lại hoặc tiêu hủy khoa học.

Đừng Quên Tính Toán Định Kỳ Các Chỉ Số Fulfillment

Để đánh giá hiệu quả tối ưu chi phí, doanh nghiệp nên thiết lập các chỉ số đo lường fulfillment rõ ràng, ví dụ:

• Tỷ lệ đơn hàng đúng hạn (OTD)
• Chi phí xử lý mỗi đơn (Cost per Order)
• Tỷ lệ sai sót đơn hàng
• Thời gian trung bình xử lý đơn hàng (AHT)

Việc đo lường các chỉ số này định kỳ giúp phát hiện sớm các điểm nghẽn, tránh để chi phí âm thầm tăng mà không kiểm soát.

Thêm vào đó, doanh nghiệp nên:

• So sánh định kỳ chi phí vận hành nội bộ với chi phí thuê ngoài để lựa chọn phương án hiệu quả hơn.
• Thực hiện phân tích ABC với các SKU để tập trung tài nguyên vào nhóm hàng bán chạy, tránh tồn kho lâu gây tăng chi phí lưu trữ.
• Kiểm soát vòng đời đơn hàng từ đầu đến cuối thông qua dashboard – từ lúc nhận đơn, xử lý, vận chuyển đến khi giao thành công. Nhờ đó, có thể xác định chính xác chỗ nào đang phát sinh chi phí cao, hoặc làm chậm toàn bộ chu trình fulfillment.

Đây là nền tảng để doanh nghiệp không chỉ giảm chi phí một cách tạm thời, mà còn xây dựng một hệ thống fulfillment linh hoạt và phát triển bền vững.

Giải pháp Fulfillment Quốc tế toàn trình dành cho doanh nghiệp 

Hiện nay, Vietnam Post Logistics – hệ sinh thái Logistics Uy tín hàng đầu Việt Nam, đang mang đến cho khách hàng doanh nghiệp một giải pháp Fulfillment Quốc tế toàn trình,  chuyên nghiệp và hiện đại, sẵn sàng xử lý mọi đơn hàng từ Việt Nam tới Mỹ, Canada, Úc hay Châu Âu,…..

Với mạng lưới vận tải phủ khắp lên tới 230 quốc gia, vùng lãnh thổ cùng cơ sở vật chất hiện đại, chuẩn Quốc tế, chúng tôi tin rằng sẽ đáp ứng mọi nhu cầu, đồng hành cùng khách hàng doanh nghiệp mở rộng quy mô, bứt phá doanh thu trên thị trường thương mại điện tử xuyên biên giới.

• Sở hữu hệ thống đa dạng kho bãi hiện đại và tiêu chuẩn Quốc tế, được đặt tại các vị trí chiến lược như: Hà Nội, Hà Nam, Vĩnh Phúc, Hải Phòng, TP. Hồ Chí Minh,….
• Mạng lưới liên kết rộng khắp, kết nối với hệ thống Bưu chính toàn cầu với 192 quốc gia và các hãng bay lớn trên thế giới.
• Dịch vụ đa dạng, chuyên nghiệp và trọn gói, sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu của từng khách hàng.
• Đội ngũ nhân viên và chuyên gia dày dặn kinh nghiệm sẵn sàng phục vụ và giải đáp 24/7.

Fulfillment không đơn thuần là chi phí logistics – mà còn là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm mua sắm và sự trung thành của khách hàng. Bằng cách tối ưu vị trí kho, ứng dụng công nghệ, thiết kế bao bì thông minh, sử dụng mô hình linh hoạt và cải tiến quy trình giao nhận, doanh nghiệp có thể giảm chi phí hiệu quả mà không đánh đổi chất lượng.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác fulfillment uy tín, linh hoạt và tối ưu chi phí cho từng ngành hàng, Vietnam Post Logistics chính là lựa chọn đáng cân nhắc. Với hệ thống kho phủ rộng toàn quốc, công nghệ hiện đại và đội ngũ hỗ trợ giàu kinh nghiệm, chúng tôi cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

LIÊN HỆ VỚI CHÚNG TÔI