Thị trường TMĐT Việt Nam đang chứng kiến sự đổ bộ mạnh mẽ của các “gã khổng lồ” xuyên biên giới và dòng vốn FDI dồi dào, biến nơi đây thành tâm điểm logistics của khu vực Đông Nam Á. Tuy nhiên, đằng sau con số tăng trưởng hai chữ số là một thực tế khốc liệt: các doanh nghiệp quốc tế đang phải đối mặt với “hàng rào” chi phí vận hành chiếm tới 20-25% doanh thu, cùng sự phức tạp trong quy định quản lý hàng hóa nhập khẩu và hạ tầng giao thông chưa đồng bộ.

Thách thức lớn nhất đối với các doanh nghiệp ngoại không chỉ là tìm nơi lưu kho, mà là thiết lập một hệ sinh thái vận hành thích nghi được với thói quen tiêu dùng đặc thù của người Việt – nơi “tốc độ giao hàng” và “tỷ lệ hoàn hàng” quyết định sự sống còn của thương hiệu. Việc thiếu hụt một hệ thống kiểm soát dòng chảy hàng hóa và dòng tiền (COD) minh bạch đang trở thành điểm nghẽn, khiến nhiều doanh nghiệp FDI lúng túng trong việc tối ưu hóa biên lợi nhuận tại thị trường nội địa.

Trước những áp lực về thời gian giao hàng và bài toán chi phí logistics (Logistics costs), đâu là những tiêu chuẩn cốt lõi mà một đối tác kho bãi và logistics tại Việt Nam cần hội tụ để trở thành “mắt xích” chiến lược cho các doanh nghiệp TMĐT quốc tế?

Hệ thống kho bãi hiện đại, thông minh (Smart Warehouse) 

Trong mô hình TMĐT truyền thống, kho hàng thường bị coi là chi phí cố định  (Fixed Cost). Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp TMĐT quốc tế, hệ thống kho bãi thông minh được định nghĩa là một “Trung tâm điều phối dữ liệu”, nơi mọi mét vuông diện tích và mọi giây vận hành đều phải được tối ưu hóa bằng công nghệ.

Tiêu chuẩn vị trí và Hạ tầng vật lý chuyên dụng

Một đối tác logistics chiến lược tại Việt Nam phải sở hữu mạng lưới kho bãi tại các vị trí “vàng” như khu vực giáp ranh TP.HCM (Bình Dương, Đồng Nai) hoặc các cụm công nghiệp tại Bắc Ninh, Hải Phòng để tiếp cận các sân bay và cảng biển cửa ngõ. Hạ tầng kho không chỉ dừng lại ở mái che và sàn bê tông, mà phải đáp ứng:

• Hệ thống sàn kho: Sàn chịu lực cao, được xử lý chống bụi (Epoxy/Hardener) để đảm bảo vệ sinh cho các mặt hàng cao cấp, điện tử hoặc mỹ phẩm.
• Tiêu chuẩn PCCC: Đạt chứng nhận thẩm duyệt mới nhất, hệ thống sprinkler tự động – đây là yếu tố tiên quyết để doanh nghiệp FDI có thể mua bảo hiểm hàng hóa quốc tế.

Hệ thống quản lý kho (WMS) và Khả năng tích hợp đa nền tảng

Yếu tố “thông minh” nằm ở lớp phần mềm quản trị. DN quốc tế yêu cầu một hệ thống WMS (Warehouse Management System) có kiến trúc mở:

• Khả năng kết nối API/EDI: Đồng bộ hóa dữ liệu tồn kho theo thời gian thực ($real-time$) giữa kho vật lý và các gian hàng trên sàn TMĐT (Shopee, Lazada, TikTok Shop). Điều này loại bỏ hoàn toàn rủi ro “treo đơn” do hết hàng ảo (OOS – Out of Stock).
• Thuật toán tối ưu hóa Picking: Sử dụng trí tuệ nhân tạo để tính toán lộ trình lấy hàng ngắn nhất, kết hợp với công nghệ Wave Picking hoặc Batch Picking để xử lý hàng ngàn đơn lẻ mỗi giờ với độ chính xác tuyệt đối.
• Truy xuất nguồn gốc (Traceability): Hệ thống phải quản lý chi tiết theo Serial Number, IMEI, Lot/Batch và đặc biệt là cơ chế FEFO (First Expired First Out) cho các nhóm ngành dược mỹ phẩm, thực phẩm chức năng.

Khả năng co dãn (Scalability) theo nhịp độ thị trường

Đặc thù của TMĐT là tính mùa vụ (Seasonality). Một hệ thống kho bãi thông minh phải có tính linh hoạt cao về diện tích và nhân sự:

• Mô hình On-demand Warehousing: Khả năng mở rộng diện tích sử dụng nhanh chóng thêm 30-50% trong các kỳ “Mega Sale” (11.11, 12.12, Tết) mà không làm gián đoạn quy trình vận hành hiện tại.
• Tự động hóa từng phần: Sử dụng các thiết bị hỗ trợ như xe tự hành (AGV), băng tải tự động phân loại đơn hàng (Sorting System) giúp tăng năng suất lao động lên gấp 3-4 lần so với thao tác thủ công trong những giai đoạn cao điểm.

Quy trình Fulfillment chuyên biệt: Chuẩn hóa từng “điểm chạm” vận hành

Khác với logistics truyền thống (B2B) tập trung vào số lượng lớn, Fulfillment cho TMĐT (B2C) là cuộc chơi của sự tỉ mỉ, tốc độ và độ chính xác tuyệt đối. Đối với các doanh nghiệp FDI, một sai sót nhỏ trong khâu đóng gói cũng có thể dẫn đến khủng hoảng truyền thông hoặc tỷ lệ hoàn hàng tăng cao.

Kỹ thuật Pick & Pack (Lấy hàng & Đóng gói) đa tầng 

Quy trình này không chỉ là đưa hàng vào thùng, mà là một chuỗi các thao tác được tối ưu hóa bằng thuật toán:

• Đa dạng phương thức Picking: Tùy vào đặc thù ngành hàng, đối tác phải triển khai linh hoạt các kỹ thuật như Zone Picking (chia theo khu vực), Wave Picking (gom đơn theo khung giờ) hoặc Cluster Picking (gom nhiều đơn một lần lấy). Điều này giúp giảm 30-40% thời gian di chuyển của nhân viên trong kho.
• Tiêu chuẩn đóng gói quốc tế: Mỗi kiện hàng phải đáp ứng các bài kiểm tra về độ bền (Drop test) để chịu được sự va đập trong quá trình vận chuyển chặng cuối tại Việt Nam. Đặc biệt, đối tác cần cung cấp giải pháp đóng gói thân thiện môi trường (Eco-friendly packaging) – một tiêu chí mà các tập đoàn đa quốc gia luôn ưu tiên để đạt chứng chỉ ESG.
• Cá nhân hóa trải nghiệm (Kitting & Bundling): Khả năng xử lý các yêu cầu đặc biệt như: dán nhãn quà tặng, thay đổi bao bì theo mùa sale, hoặc đóng gói các bộ combo (Bundles) từ nhiều mã hàng (SKU) khác nhau ngay tại kho trước khi xuất xưởng.

Hệ thống kiểm soát chất lượng và Dán nhãn phụ 

Đây là phần quan trọng nhất để đảm bảo tính tuân thủ pháp lý cho hàng nhập khẩu:

• Chốt chặn Inbound QC: Mọi sản phẩm khi nhập kho phải qua quy trình kiểm tra 3 lớp: số lượng, ngoại quan và hạn sử dụng. Đối với hàng điện tử, cần kiểm tra cả Serial/IMEI để đồng bộ hóa bảo hành sau này.
• Tuân thủ Nghị định 43/2017/NĐ-CP: Đối tác logistics phải có khu vực chuyên dụng và nhân sự thành thạo việc in ấn, dán nhãn phụ tiếng Việt (Labelling) ngay tại kho. Việc này giúp hàng hóa sẵn sàng lên kệ sàn TMĐT ngay lập tức mà không cần quay lại kho trung chuyển của doanh nghiệp, giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển trung gian.

Reverse Logistics (Logistics ngược): Giải quyết “nỗi đau” hàng hoàn

Tỷ lệ hoàn hàng (Return rate) tại thị trường Việt Nam thường cao hơn mức trung bình khu vực. Một quy trình Fulfillment chuyên sâu phải có bộ phận xử lý hàng trả về chuyên nghiệp:

• Phân loại trạng thái hàng (Grade Grading): Ngay khi nhận hàng hoàn, hệ thống phải phân loại ngay lập tức: Hàng loại A (tái nhập kho bán ngay), Hàng loại B (cần thay bao bì), Hàng loại C (lỗi cần bảo hành hoặc tiêu hủy).
• Minh bạch hóa nguyên nhân: Cung cấp hình ảnh/video bằng chứng về tình trạng hàng trả về để doanh nghiệp quốc tế có cơ sở đối soát với đơn vị vận chuyển hoặc người mua, tránh thất thoát tài sản.

Chỉ số cam thực thi (SLA) nghiêm ngặt

Để đáp ứng kỳ vọng của các doanh nghiệp quốc tế, quy trình Fulfillment phải vận hành dựa trên các chỉ số cam kết (Service Level Agreement):

• In-stock time: Hàng về kho phải được nhập hệ thống trong vòng 2-4 giờ.
• Order processing time: Đơn hàng phát sinh trước 14h phải được xuất kho ngay trong ngày.
• Error rate: Tỷ lệ sai sót (nhầm hàng, thiếu hàng) phải dưới 0.1%.

Năng lực xử lý thủ tục Hải quan & Pháp lý: “Chốt chặn” an toàn cho dòng vốn ngoại

Đối với các doanh nghiệp FDI, rào cản lớn nhất khi thâm nhập thị trường Việt Nam không phải là tìm kiếm khách hàng, mà là sự phức tạp trong hệ thống văn bản pháp luật và thủ tục chuyên ngành. Một đối tác logistics không am hiểu pháp lý có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với rủi ro bị phạt hành chính hoặc đình chỉ kinh doanh.

• Am hiểu sắc thuế và quy định TMĐT xuyên biên giới: Đối tác phải có đội ngũ chuyên gia tư vấn về các loại thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng (VAT) đặc thù cho hàng TMĐT. Đặc biệt là khả năng phân tích mã HS Code chính xác để tối ưu hóa nghĩa vụ thuế nhưng vẫn đảm bảo tính tuân thủ tuyệt đối.
• Hỗ trợ thông quan thần tốc: Khả năng xử lý tờ khai hải quan và làm việc với các cơ quan quản lý cửa khẩu là yếu tố then chốt. Việc thông quan nhanh chóng không chỉ giúp hàng hóa về kho kịp thời mà còn giảm thiểu chi phí lưu kho bãi tại cảng/sân bay, vốn là gánh nặng lớn cho các DN ngoại.
• Tư vấn và thực hiện giấy phép con: Đây là phần “khó nhằn” nhất. Một đối tác thực thụ phải hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các thủ tục Công bố sản phẩm, kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm, kiểm định hợp quy hoặc các giấy phép chuyên ngành cho các nhóm hàng đặc thù như mỹ phẩm, thực phẩm chức năng hay đồ điện tử.

Mạng lưới giao hàng chặng cuối (Last-mile Delivery) thần tốc

Trong bối cảnh người tiêu dùng Việt Nam ngày càng khắt khe về thời gian nhận hàng, chặng cuối chính là “bộ mặt” của thương hiệu quốc tế. Hiệu suất giao hàng ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ hài lòng và khả năng quay lại của khách hàng.

• Đa dạng hóa đơn vị vận chuyển (Carrier Mix): Một đối tác logistics hàng đầu phải sở hữu mạng lưới liên kết sâu rộng với các đơn vị chuyển phát nhanh lớn như Giao Hàng Tiết Kiệm (GHTK), GHN, Viettel Post hay Ninja Van. Việc này cho phép doanh nghiệp linh hoạt điều phối đơn hàng dựa trên thế mạnh của từng đơn vị tại các vùng miền khác nhau.
• Quản trị dòng tiền thu hộ (COD) chuyên nghiệp: Tại một thị trường mà tiền mặt vẫn chiếm ưu thế, hệ thống quản lý COD phải cực kỳ minh bạch và chính xác. Đối tác cần cung cấp quy trình đối soát nhanh chóng, giúp doanh nghiệp FDI thu hồi vốn lưu động sớm và giảm thiểu rủi ro thất thoát trong quá trình thu hộ.
• Tối ưu hóa logistics ngược (Reverse Logistics): Tỷ lệ hoàn hàng là “nỗi đau” của TMĐT. Đối tác cần có quy trình thu hồi, kiểm soát tình trạng hàng trả về và tái nhập kho khoa học để giảm thiểu tối đa tổn thất tài sản cho doanh nghiệp.

Logistics – Mắt xích quyết định sự thành bại của DN quốc tế tại Việt Nam

Trong bối cảnh thị trường TMĐT Việt Nam ngày càng trở nên cạnh tranh và khắt khe, logistics không còn đơn thuần là hoạt động vận chuyển hay lưu kho. Đối với các doanh nghiệp quốc tế và FDI, đây là năng lực cốt lõi để hiện thực hóa cam kết về chất lượng dịch vụ và xây dựng lòng trung thành của khách hàng.

Một đối tác logistics lý tưởng phải là người giải được bài toán tam giác: Công nghệ thông minh – Quy trình chuẩn hóa – Tuân thủ pháp lý. Khi những “điểm nghẽn” về thủ tục hải quan được tháo gỡ, dòng tiền COD được lưu thông minh bạch và mỗi kiện hàng được trao đi với tốc độ thần tốc, đó là lúc doanh nghiệp có thể hoàn toàn tập trung vào chiến lược sản phẩm và mở rộng thị trường.

Việc đầu tư đúng đắn vào một hệ sinh thái logistics toàn diện ngay từ đầu chính là “tấm bảo hiểm” vững chắc nhất để các doanh nghiệp quốc tế không chỉ tồn tại mà còn bứt phá mạnh mẽ tại thị trường Việt Nam đầy tiềm năng.

LIÊN HỆ CHÚNG TÔI