Trong bối cảnh thương mại toàn cầu ngày càng mở rộng hiện nay, nhu cầu vận chuyển Quốc tế các doanh nghiệp ngày càng tăng trưởng mạnh. Từ gửi hàng mẫu, chứng từ, linh kiện nhỏ, đến các hàng thương mại phục vụ TMĐT Quốc tế, dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế đang trở thành lựa chọn thiết yếu nhờ khả năng giao hàng nhanh, thủ tục tinh gọn và mạng lưới phủ sóng toàn thế giới. 

Tuy nhiên, đi cùng nhu cầu tăng cao là những yêu cầu nghiêm ngặt hơn về chi phí, tốc độ, tính minh bạch hành trình cũng như tuân thủ quy định hải quan của từng thị trường. Việc hiểu rõ quy trình, cách tính cước, tiêu chuẩn đóng gói và các lưu ý thông quan giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong hoạt động gửi hàng quốc tế, hạn chế rủi ro và tối ưu chi phí.

Bài viết dưới đây tổng hợp các kiến thức cốt lõi về chuyển phát nhanh quốc tế, từ nhu cầu – xu hướng mới, đến quy trình, quy định và những điểm doanh nghiệp cần lưu ý khi xuất hàng ra nước ngoài.

Nhu Cầu Tăng Cao & Xu Hướng Định Hình Thị Trường

Nhu cầu chuyển phát nhanh Quốc tế từ Việt Nam đang tăng mạnh khi doanh nghiệp đẩy mạnh xuất khẩu, thử thị trường và mở rộng hợp tác đối tác nước ngoài. Các loại hàng được gửi nhiều nhất hiện nay bao gồm hàng mẫu thương mại, chứng từ, phụ kiện – linh kiện, hàng tiêu dùng giá trị nhỏ, phục vụ cả B2B lẫn thương mại điện tử xuyên biên giới.

Bên cạnh mức tăng trưởng liên tục, thị trường đang định hình bởi nhiều xu hướng mới:

1. Doanh nghiệp tăng mạnh nhu cầu gửi hàng mẫu B2B

Trong các ngành như thời trang, phụ kiện, hàng tiêu dùng, mỹ phẩm, đồ gia dụng…, doanh nghiệp Việt thường xuyên gửi mẫu sang Mỹ, EU, Nhật Bản để chào hàng trước khi ký hợp đồng. Đây là nhóm nhu cầu tăng trưởng nhanh nhất.

2. Ưu tiên tiên tốc độ giao hàng rút ngắn còn 2 – 4 ngày 

Nếu trước đây thời gian giao 5–7 ngày được coi là bình thường, thì hiện nay nhiều doanh nghiệp yêu cầu gói priority hoặc express toàn trình để đảm bảo tốc độ cạnh tranh.

3. Tracking minh bạch, theo dõi hành trình theo từng mốc

Các nhà nhập khẩu yêu cầu kiểm soát chặt chẽ hơn, buộc dịch vụ express phải cung cấp đầy đủ dữ liệu theo dõi real-time tại từng điểm trung chuyển.

4. Giải pháp door-to-door trọn gói lên ngôi

Thay vì qua nhiều đơn vị khác nhau, doanh nghiệp ưu tiên dịch vụ nhận tận nơi – vận chuyển – thông quan – giao cuối trọn gói để giảm rủi ro và tiết kiệm thời gian.

5. Siết chặt quy định nhập khẩu tại Mỹ, EU, Úc, Canada

Doanh nghiệp cần tuân thủ mô tả hàng hóa, mã HS, tiêu chuẩn đóng gói, khai báo giá trị và quy định của từng thị trường nhằm hạn chế nguy cơ giữ hàng hoặc yêu cầu tái kiểm.

Chuyển Phát Nhanh Quốc Tế Là Gì? Các Hình Thức Vận Chuyển Phổ Biến

Chuyển phát nhanh Quốc tế(International Express/International Courier) là phương thức vận chuyển hàng hóa, bưu phẩm và chứng từ từ Việt Nam đến các quốc gia khác thông qua hệ thống logistics chuyên biệt, kết hợp vận tải hàng không, trung tâm khai thác, quy trình hải quan, và mạng lưới giao nhận cuối (last-mile) tại nước đến.

Khác với các phương thức vận tải truyền thống, chuyển phát nhanh quốc tế ưu tiên tốc độ, quy trình tinh gọn, theo dõi hành trình minh bạch, phù hợp cho các loại hàng có giá trị thấp đến trung bình, trọng lượng nhỏ và yêu cầu giao gấp.

Express Toàn Trình (Door-to-Door Quốc Tế) 

Đây là hình thức được sử dụng nhiều nhất. Với quy trình bao gồm: lấy hàng – xử lý tại trung tâm – xuất khẩu – vận chuyển quốc tế – thông quan – giao tận nơi người nhận.

Ưu điểm:

• Thời gian ngắn
• Theo dõi đầy đủ các mốc
• Tránh phụ thuộc nhiều đơn vị trung gian
• Phù hợp cho mẫu hàng, phụ kiện, chứng từ, hàng thương mại nhỏ

Express Kết Hợp Hãng Bay (Air Cargo + Last-mile Delivery)

Hàng hóa được vận chuyển bằng cargo của các hãng hàng không sau khi gom, sau đó chuyển sang hệ thống giao nhận nội địa của đối tác tại quốc gia đến.

Ưu điểm:

• Tối ưu chi phí hơn express toàn trình
• Phù hợp cho lô nhỏ – trung bình
• Ổn định tuyến bay

Nhược điểm là hành trình có thể dài hơn do vận chuyển nhiều chặng. 

Express Chuyên Tuyến (Line-haul Theo Thị Trường)

Nhiều doanh nghiệp sử dụng tuyến bay chuyên biệt dành riêng cho thị trường Mỹ, EU, Nhật, Hàn Quốc hoặc Đông Nam Á, thường là các tuyến cố định theo ngày.

Ưu điểm:

• Chủ động thời gian cất cánh
• Ít trung chuyển
• Tốc độ nhanh hơn tuyến thường
• Thích hợp với thị trường gửi nhiều theo tháng

Chuyển Phát Chứng Từ Quốc Tế

Dịch vụ chuyên biệt cho hợp đồng, giấy phép, tài liệu kỹ thuật, hồ sơ doanh nghiệp, đòi hỏi tốc độ cao và kiểm soát hành trình.

Đặc điểm:

• Giao cực nhanh (1–3 ngày tùy quốc gia)
• Không yêu cầu khai báo phức tạp như hàng hóa
• Ít rủi ro thông quan

Express Cho Hàng Đặc Thù (Pin – Điện Tử – Thực Phẩm Đóng Gói)

Đối với hàng chứa pin lithium, thiết bị điện tử, sản phẩm dạng lỏng hoặc thực phẩm đóng gói… cần tuân thủ thêm:

• Quy định IATA về vận tải hàng không
• Giấy tờ kèm theo (MSDS, COA nếu cần)
• Đóng gói đúng tiêu chuẩn từng loại hàng hóa
• Kiểm tra trước quy định nước nhập khẩu

Các loại hàng thường gửi qua chuyển phát nhanh Quốc tế

Chuyển phát nhanh Quốc tế phù hợp với nhiều nhiều nhóm hàng hóa có trọng lượng nhỏ, giá trị vừa phải và yêu cầu tốc độ giao hàng cao. Do đặc thù vận tải hàng không và quy định nhập khẩu của từng quốc gia, mỗi nhóm hàng sẽ có điều kiện gửi khác nhau. 

Dưới đây là các loại hàng được doanh nghiệp Việt Nam gửi nhiều nhất:

1. Hàng mẫu Thương mại (Product Samples) 

Đây là nhóm nhu cầu lớn nhất hiện nay, đặc biệt trong các ngành:

• thời trang, phụ kiện, giày dép
• hàng gia dụng
• đồ nội thất mini
• thiết bị – linh kiện nhỏ
• đồ thủ công, quà tặng

Đặc điểm:

• Trọng lượng nhẹ (thường 0,5–5 kg)
• Giá trị khai báo thấp
• Yêu cầu tốc độ cao để kịp trao đổi với đối tác nước ngoài

2. Chứng từ, Hồ sơ doanh nghiệp 

Phục vụ giao dịch quốc tế như hợp đồng, hóa đơn, hồ sơ kỹ thuật, giấy phép.

Ưu điểm:

• Thủ tục đơn giản
• Không cần khai báo phức tạp
• Thời gian giao cực nhanh, 1–3 ngày tùy quốc gia

3. Mỹ Phẩm – Sản Phẩm Làm Đẹp

Bao gồm kem dưỡng, lotion, serum, sản phẩm make-up, hàng mẫu thử.

Lưu ý:

• Một số quốc gia yêu cầu chứng từ đi kèm (COA/MSDS)
• Sản phẩm chứa cồn hoặc chất dễ cháy cần kiểm tra trước
• Phải đóng gói chống tràn chuẩn hàng không

4. Hàng Điện Tử Mini & Phụ Kiện

Các mặt hàng thường gửi:

• tai nghe, chuột, bàn phím mini
• linh kiện điện tử nhỏ
• phụ kiện điện thoại

Lưu ý:

• Nếu có pin lithium, phải tuân thủ quy định IATA
• Một số thiết bị cần chứng từ MSDS

5. Hàng Thời Trang – Phụ Kiện

Nhóm hàng được gửi nhiều nhất sang Mỹ/EU:

• quần áo mẫu
• giày dép mẫu
• túi xách, ví, thắt lưng
• trang sức thời trang

Ưu điểm: dễ gửi, ít vướng quy định đặc thù.

6. Thực Phẩm Khô – Đồ Đóng Gói Sẵn

Một số doanh nghiệp gửi mẫu thử thực phẩm sang đối tác nước ngoài như:

• cà phê, hạt điều
• trái cây sấy
• mì, bánh kẹo
• gia vị đóng gói

Lưu ý:

• Không gửi hàng tươi sống
• Bao bì phải còn nguyên seal
• Một số thị trường yêu cầu chứng từ kiểm định nguồn gốc

7. Hàng Thủ Công – Quà Tặng – Sản Phẩm Decor Nhỏ

Ví dụ: tượng nhỏ, móc khóa, đồ trang trí, sản phẩm gỗ mini.

Nhóm hàng này phù hợp với doanh nghiệp xuất khẩu thử nghiệm hoặc gửi mẫu cho buyer nước ngoài.

8. Các Loại Hàng Không Được Gửi (Hoặc Hạn Chế)

Để tránh rủi ro, doanh nghiệp cần nắm rõ các mặt hàng thường cấm hoặc giới hạn gửi bằng đường express:

• chất lỏng không rõ thành phần
• pin lớn, pin công suất cao
• hóa chất, chất dễ cháy nổ
• thực phẩm tươi sống, đông lạnh
• tiền mặt, kim loại quý
• hàng sao chép vi phạm bản quyền

Tùy từng quốc gia, danh mục cấm có thể khác nhau — vì vậy cần kiểm tra trước khi gửi.

Quy trình chuyển phát nhanh Quốc tế 

Quy trình chuyển phát nhanh Quốc tế nhìn chung gồm 5 – 7 bước tùy từng hãng vận chuyển, nhưng về cơ bản đều xoay quanh các mốc: tiếp nhận – vận chuyển – thông quan – giao phát. Dưới đây là quy trình chuẩn đang được áp dụng phổ biến trong ngành:

1. Tiếp nhận đơn hàng & kiểm tra chứng từ

• Khách hàng gửi yêu cầu hoặc tạo vận đơn trực tuyến.
• Đơn vị vận chuyển kiểm tra loại hàng, quy cách đóng gói, giấy tờ đi kèm (hóa đơn thương mại, packing list, MSDS…).
• Xác nhận tuyến bay/tuyến vận chuyển phù hợp với thời gian và chi phí.

2. Lấy hàng – đóng gói – phân loại

• Nhân viên đến lấy hàng hoặc khách gửi trực tiếp tại điểm giao dịch.
• Hàng được đo kích thước, cân lại, kiểm tra mô tả và phân loại theo tiêu chuẩn IATA, tiêu chuẩn an ninh và quy định từng nước.
• Với các kiện dễ vỡ, điện tử, mỹ phẩm, chất lỏng… hàng sẽ được đóng gói theo tiêu chuẩn riêng.

3. Vận chuyển nội địa đến trung tâm khai thác

Hàng được chuyển về trung tâm khai thác lớn (Hanoi/HCM/Đà Nẵng) để:

• Rà soát an ninh soi chiếu.
• Gắn nhãn mã vạch, phân tuyến.
• Gom hàng theo từng chuyến bay/đường bộ đến sân bay quốc tế.

4. Làm thủ tục hải quan xuất khẩu

Doanh nghiệp vận chuyển thay mặt khách hàng chuẩn bị hồ sơ, gồm:

• Tờ khai hải quan.
• Hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, giấy phép nếu hàng thuộc diện kiểm soát.

Kiện hàng được soi chiếu, niêm phong và chuyển vào khu chờ xuất.

Đây là bước quyết định lớn đến tốc độ giao hàng, vì chỉ cần thiếu chứng từ hoặc mô tả sai hàng, kiện có thể bị giữ lại để kiểm tra bổ sung.

5. Vận chuyển Quốc tế

Hàng được đưa lên máy bay theo tuyến bay đã lên lịch.

Trong suốt hành trình, kiện hàng được cập nhật tracking từ:

• Trung tâm trung chuyển quốc tế (hub).
• Sân bay điểm đến.
• Đơn vị giao cuối (last-mile carrier).

6. Thông quan nhập khẩu tại nước đến

Hàng tới sân bay nước ngoài sẽ được cơ quan hải quan nước đó kiểm tra:

• Mục đích sử dụng.
• Giá trị hàng hóa.
• Kiểm tra nhanh các mặt hàng nhạy cảm (mỹ phẩm, thực phẩm, hóa chất…).

Thuế nhập khẩu và VAT sẽ được tính ngay tại bước này.

7. Giao hàng nội địa (last-mile delivery)

• Sau khi thông quan, hàng được chuyển sang đơn vị giao nội địa.
• Tùy từng quốc gia, thời gian giao nội địa dao động 1–5 ngày.
• Khách hàng theo dõi toàn bộ bằng mã tracking cho đến khi đơn được giao thành công.

8. Xử lý phát sinh – hoàn hàng (nếu có)

Các trường hợp phổ biến:

• Người nhận không có mặt.
• Địa chỉ sai.
• Bị yêu cầu cung cấp thêm chứng từ/giấy phép.

Đơn vị vận chuyển sẽ thông báo cho người gửi để xử lý theo yêu cầu: giao lại, chỉnh sửa thông tin hoặc trả hàng.

Những lưu ý quan trọng khi gửi chuyển phát nhanh Quốc tế

Gửi hàng quốc tế yêu cầu người gửi nắm rõ quy định về đóng gói – khai báo – chứng từ – thuế phí để tránh chậm trễ trong quá trình thông quan. Dưới đây là những lưu ý quan trọng nhất:

1. Khai báo trung thực và chính xác giá trị hàng

• Khai sai giá trị dễ bị giữ hàng, yêu cầu bổ sung hóa đơn hoặc bị phạt.
• Với hàng mẫu, phải mô tả rõ ràng: “Sample – No Commercial Value”.
• Tránh mô tả chung chung như “gift”, “accessories”, “clothes”… vì dễ bị soi chiếu kỹ hơn.

2. Nắm rõ danh mục hàng cấm và hàng hạn chế

• Hàng cấm: vũ khí, chất kích nổ, pin lỗi, hàng nguy hiểm chưa qua kiểm định.
• Hàng hạn chế: mỹ phẩm, thực phẩm, chất lỏng, thiết bị y tế, sản phẩm từ động vật… yêu cầu thêm MSDS, giấy kiểm định, hoặc giấy phép chuyên ngành.

3. Đóng gói đúng tiêu chuẩn quốc tế

• Hàng dễ vỡ phải có lớp chèn chống sốc 3–5 cm.
• Hàng điện tử phải chống ẩm, chống tĩnh điện.
• Chai lọ chất lỏng phải bọc kín 3 lớp và chống rò rỉ.
• Không để khoảng trống trong thùng — dễ va đập khi vận chuyển đường dài.

4. Kiểm tra thuế và chi phí phát sinh tại nước đến

• Thuế nhập khẩu và VAT tùy thuộc vào quốc gia, giá trị hàng, và mục đích sử dụng.
• Một số nước yêu cầu người nhận phải đóng thuế trước khi giao.
• Với doanh nghiệp, nên hỏi trước về Incoterms, cụ thể là DDU/DDP để tối ưu chi phí.

5. Chuẩn bị đầy đủ chứng từ

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
• Phiếu đóng gói (Packing List).
• Giấy phép chuyên ngành (nếu hàng đặc thù).
• MSDS đối với hàng chứa chất lỏng, hóa chất, mỹ phẩm.

6. Theo dõi tracking thường xuyên

Các điểm cần theo dõi kỹ:

• Chờ thông quan xuất
• Chờ thông quan nhập
• Hàng bị yêu cầu kiểm tra

Nếu tracking đứng yên quá 48–72 giờ, nên liên hệ ngay đơn vị vận chuyển để kiểm tra.

Vietnam Post Logistics: Giải pháp chuyển phát nhanh quốc tế tin cậy cho doanh nghiệp

Hình ảnh máy bay của Vietnam Post Logistics đang bay, vận chuyển hàng hóa sang Mỹ

Vietnam Post Logistics hiện là một trong những đơn vị Logistics sở hữu hệ sinh thái toàn diện cùng mạng lưới vận chyển phủ khắp trên thế giới, phù hợp với nhóm khách hàng doanh nghiệp gửi hàng mẫu, hàng thương mại và hàng xuất khẩu nhỏ lẻ đang có nhu cầu gửi hàng chuyển phát nhanh Quốc tế.

Vietnam Post Logistics mang đến lợi thế nổi bật cho doanh nghiệp:

• Tuyến vận chuyển đến hơn 220 quốc gia qua hệ thống đối tác chiến lược.
• Thời gian giao nhanh, ổn định, tối ưu theo từng quốc gia.
• Năng lực xử lý thông quan tốt, giảm rủi ro bị soi chiếu hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ.
• Giá cước cạnh tranh, đặc biệt cho tuyến gửi hàng mẫu đi Mỹ, châu Âu và các thị trường thương mại điện tử lớn.
• Hệ thống tracking minh bạch, dễ theo dõi toàn bộ hành trình.
• Dịch vụ Door-to-Door, hỗ trợ lấy hàng tận nơi và giao đến tận tay người nhận.

Với kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics quốc tế và thế mạnh hạ tầng vận hành toàn quốc, Vietnam Post Logistics phù hợp với doanh nghiệp cần tốc độ – độ tin cậy – chi phí tối ưu.

Chuyển phát nhanh quốc tế là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp và cá nhân khi cần gửi hàng đi nước ngoài trong thời gian ngắn. Tuy nhiên, để quá trình diễn ra trơn tru, người gửi cần nắm rõ quy định về khai báo, đóng gói, chứng từ, thuế phí và danh mục hàng hạn chế.

Sử dụng dịch vụ từ các đơn vị uy tín như Vietnam Post Logistics giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro thông quan, tiết kiệm chi phí và rút ngắn thời gian giao hàng — đặc biệt với các thị trường quan trọng như Mỹ, EU, Australia và ASEAN.

LIÊN HỆ CHÚNG TÔI