Nhiều doanh nghiệp khi bắt đầu nhập khẩu hàng hóa thường lựa chọn EXW (Ex Works) vì tưởng rằng đây là hình thức giá rẻ, dễ làm và không ràng buộc. Tuy nhiên, trên thực tế, EXW là một trong những điều kiện Incoterms đòi hỏi doanh nghiệp có năng lực Logistics đủ mạnh, đủ khả năng kiểm soát toàn trình từ kho người bán nước ngoài về đến Việt Nam.

Tuy nhiên, do thiếu kinh nghiệm và hiểu chưa đầy đủ, không ít doanh nghiệp đã “vỡ trận” ngay từ những lô hàng đầu tiền: hàng không pickup được, phát sinh phí kho, chậm lịch, thậm chí mất cả khách hàng vì không giao hàng đúng cam kết.

Trong bài viết này, Vietnam Post Logistics sẽ chỉ ra 4 hiểu lầm thường gặp nhất về EXW, đồng thời giúp doanh nghiệp nhìn nhận đúng để khai thác điều kiện EXW một cách chủ động, hiệu quả và không rủi ro. 

EXW là gì? Vì sao doanh nghiệp hay chọn điều kiện này?

Theo Incoterms 2020, EXW (Ex Works) là điều kiện mà trong đó người bán chỉ chịu trách nhiệm chuẩn bị hàng tại kho của họ, còn lại tất cả các bước – từ lấy hàng, vận chuyển nội địa, thông quan xuất khẩu, vận chuyển quốc tế đến thông quan nhập khẩu và giao hàng – đều do người mua đảm nhiệm.

Doanh nghiệp thường chọn EXW vì:

• Đơn giá niêm yết trên các sàn Quốc tế (Alibaba, Made-in-China,…) là giá EXW
• Tưởng rằng giá rẻ hơn FOB, CIF, DDP
• Nghĩ rằng chỉ cần thuê 1 forwarder là xong

Nhưng thực tế, EXW chỉ rẻ khi bạn kiểm soát được toàn bộ chuỗi vận hành – nếu không chi phí phát sinh và rủi ro sẽ vượt xa lợi ích ban đầu.

Hiểu lầm về EXW 1: EXW là phương án “Tiết kiệm nhất”  

Nhiều doanh nghiệp nghĩ EXW là giá gốc tại kho, nên rẻ hơn các điều kiện khác. Điều này chỉ đúng trên báo giá, còn trong thực tế: 

Các doanh nghiệp sẽ phải tự chi trả: 

• Chi phí pickup nội địa tại nước Xuất khẩu (thường cao nếu không có đối tác tại chỗ)
• Phí khai hải quan đầu xuất (thường bị bỏ qua khi báo giá)
• Phí phát sinh do thiếu chứng từ, sai thông tin người nhận
• Chi phí lưu kho nếu không lấy hàng đúng giờ

Ví dụ: Một lô hàng EXW tại Quảng Châu có giá niêm yết rẻ hơn 300 USD so với FOB. Tuy nhiên, doanh nghiệp Việt phải chi gần 550 USD cho pickup, khai hải quan và chi phí xử lý lỗi phát sinh. → Tổng chi còn cao hơn FOB.

Giải pháp : Vietnam Post Logistics cung cấp dịch vụ pickup & khai báo tại nước xuất khẩu, giúp bạn biết trước toàn bộ chi phí gói, không phát sinh – từ đó đánh giá EXW đúng đắn. 

Hiểu lầm về EXW 2: Forwarder nào cũng xử lý được hàng EXW 

Nhiều doanh nghiệp giao toàn bộ trách nhiệm EXW cho một đơn vị giao nhận “giá  rẻ”, không có hệ thống tại nước xuất khẩu. Hệ quả là: 

• Không thể liên hệ được với người bán để hẹn pickup 
• Không có phương tiện/kho để lấy hàng đúng giờ
• Không có pháp nhân để khai hải quan đầu xuất

Thực tế phổ biến: Người bán nước ngoài yêu cầu forwarder liên hệ lấy hàng trong giờ hành chính, bằng tiếng bản địa, tại địa chỉ cụ thể. Nếu trễ hẹn hoặc sai thông tin, họ từ chối giao hàng.

Giải pháp: 

Vietnam Post Logistics có hệ thống đại lý quốc tế chuyên xử lý EXW tại Trung Quốc, Hàn Quốc, EU,… giúp bạn:

• Giao tiếp trực tiếp với nhà cung cấp
• Hẹn lấy hàng đúng lịch – không phát sinh phí lưu kho
• Có pháp nhân địa phương để khai hải quan đầu xuất

Hiểu lầm về EXW 3: EXW không cần chuẩn bị chứng từ đặc biệt

Nhiều doanh nghiệp nghĩ đến EXW thì nhà cung cấp chịu phần chứng từ – tuy nhiên thực tế:

• Người bán chỉ có trách nhiệm “chuẩn bị hàng”
• Các giấy tờ như hóa đơn, packing list, C/O, MSDS, nhãn phụ… có thể không đầy đủ

Hậu quả:

• Không đủ chứng từ → hàng bị giữ tại hải quan Việt Nam
• Phải xin lại từ nhà cung cấp → mất thời gian 3–7 ngày
• Chậm lịch giao, ảnh hưởng hợp đồng

Giải pháp:
Vietnam Post Logistics có đội ngũ kiểm tra chứng từ từ giai đoạn trước khi hàng rời kho, giúp:

• Chuẩn hóa bộ hồ sơ
• Kiểm tra thiếu sót, sai lệch
• Đảm bảo thông quan suôn sẻ khi hàng về

Hiểu lầm về EXW 4: EXW phù hợp với mọi loại hàng hóa & mọi doanh nghiệp

Không phải mặt hàng nào cũng nên dùng EXW. Với các loại hàng như:

• Hàng dễ hư hỏng (F&B, mỹ phẩm)
• Hàng cần kiểm định, cấp phép đầu xuất
• Hàng cồng kềnh, tải trọng lớn

→ EXW sẽ rất rủi ro vì khó kiểm soát điều kiện bảo quản, thời gian pickup, hoặc không đủ chứng từ đặc thù.

Ngoài ra, EXW không phù hợp với doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm xử lý logistics quốc tế, hoặc không có đối tác vững tại nước xuất khẩu.

Giải pháp:
Vietnam Post Logistics hỗ trợ tư vấn điều kiện thương mại phù hợp theo từng ngành hàng, giúp doanh nghiệp chọn lựa chính xác giữa EXW – FOB – CIF – DDP để tránh sai ngay từ đầu.

Vietnam Post Logistics – Biến EXW thành lợi thế thay vì rủi ro

Khi chọn EXW, bạn đang giao phó toàn bộ trách nhiệm logistics cho chính mình – từ việc tiếp cận nhà cung cấp ở nước ngoài, xử lý chứng từ xuất khẩu, đến tổ chức vận chuyển quốc tế, khai hải quan tại Việt Nam và phân phối nội địa. Với nhiều doanh nghiệp, điều đó là một “cú nhảy lớn” – nếu không chuẩn bị kỹ, có thể ngã đau.

Và đây chính là lý do Vietnam Post Logistics ra đời dịch vụ Door-to-Door EXW trọn gói: Không chỉ vận chuyển, chúng tôi đồng hành cùng doanh nghiệp Việt từ bước đầu tiên trong chuỗi cung ứng quốc tế – ngay tại kho của nhà cung cấp nước ngoài. 

Với mô hình EXW, Vietnam Post Logistics giúp bạn: 

1. Pickup và xử lý đầu xuất khẩu:

• Sắp lịch hẹn lấy hàng với nhà cung cấp, trao đổi bằng tiếng bản địa
• Bố trí xe tải/kho trung chuyển nếu cần gom hàng
• Làm việc trực tiếp với người bán để đảm bảo hàng sẵn sàng và đúng lịch lấy

2. Khai báo hải quan và xử lý chứng từ tại nước xuất khẩu:

• Có đại lý tại chỗ để đứng tên khai báo, xử lý giấy phép xuất nếu cần
• Kiểm tra chứng từ: hóa đơn, packing list, C/O, MSDS, nhãn phụ, mã HS
• Xử lý sự cố phát sinh như thiếu chứng từ, sai tên người nhận, v.v.

3.  Vận chuyển quốc tế – theo dõi theo chặng:

• Kết nối vận chuyển hàng không, đường biển hoặc express quốc tế
• Theo dõi từng chặng: từ pickup đến boarding – customs – delivery
• Cảnh báo sớm nếu có delay, phát sinh tại nước trung chuyển

4. Khai báo Hải quan tại Việt Nam & giao nội địa: 

• Tư vấn mã HS phù hợp để tối ưu thuế nhập khẩu
• Khai báo và nộp thuế đúng hạn, tránh bị kiểm tra bất thường
• Giao hàng tận nơi nếu bạn chọn dịch vụ Door-to-Door trọn gói

5. Báo cáo tổng hợp – minh bạch chi phí:

• Báo cáo tiến độ từng chặng vận chuyển
• Tổng hợp toàn bộ chi phí vận hành thực tế
• Đối soát rõ ràng – không phát sinh, không nhập nhằng

Với kinh nghiệm triển khai EXW cho các doanh nghiệp trong ngành may mặc, hàng tiêu dùng, điện tử, phụ kiện xe máy, thực phẩm đóng gói – đội ngũ Vietnam Post Logistics không chỉ giúp bạn “nhập hàng về”, mà còn giúp bạn xây dựng năng lực logistics bền vững để vươn ra thị trường toàn cầu.

LIÊN HỆ VỚI CHÚNG TÔI